10 passos para fazer uma reunião produtiva
Reuniões integram a vida da maioria das pessoas em especial as que atuam diretamente em ambiente corporativo. O desafio de líderes e gestores é fazer uma reunião produtiva e que atinja seu propósito sem a utilização de horas produtivas em um tempo ineficiente e sem atingir seus propósitos.
Você sabe como fazer uma reunião produtiva e que gere todos esses resultados positivos?
Para isso separamos 10 dicas para te ajudar a fazer uma reunião que seja lembrada como modelo de eficiência
10 itens para fazer uma reunião produtiva
1- pauta prévia:
Defina a agenda claramente, com questões específicas que precisam ser resolvidas, não deixando em aberto a pauta;
2- Tempo:
Indique um tempo determinado para cada item e mantenha-se tão próximo a ele quanto possível;
3- Participantes limitados:
Limite a presença aqueles que contribuirão com o assunto em discussão e que possuam autoridade para implementar decisões. Focar nas pessoas certas. Muita gente e desfoca a reunião.
4- Antecedência:
Marque reuniões com antecedência para que as pessoas se programem e já venham com o assunto em pauta;
5- Ambiente:
Marque reuniões dentro da sua área de trabalho, dificulta as pessoas irem embora antes que a reunião acabe e evita que permaneçam ali após o final;
6- Pontualidade:
Comece a reunião no horário marcado. Esperar pelos atrasados, os encorajam a repetir o feito e irrita os que chegam no horário;
7- Sem exceções:
Não permita que as reuniões sejam direcionadas à discussão de assuntos que não estão na agenda, se importantes serão agendados em reuniões futuras.
8- Direcionamento assunto x pessoa responsável:
Não perca tempo discutindo assuntos para as quais não há informações suficientes para formar uma discussão. Distribua a responsabilidade para obter e relatar as informações necessárias e adie discussões para uma data posterior:
9- Reunião não é encontro:
Evite, se possível, a prática de qualquer outro negócio ao final da reunião.
10- Ata:
Registre tudo em ata: Notas sobre a ações; O que foi decidido? Quem fará? Quem tem responsabilidade de agir sobre o que foi decidido? Datas e prazos para isso ser feito.
Coloque em prática estes dez passos para fazer uma reunião e verá que após a repetição, cada vez será mais fácil organizar as suas pautas e resolvê-las com tempo otimizado. Hey!
